כל סטודנט וסטודנטית הרוצה לשלוח את עבודתו/ה לכתב העת יכול ומוזמנת לעשות זאת, כל עוד העבודה עומדת במספר תנאים.

התנאים הראשוניים לקבלת העבודה לבדיקה הם:
(א) העבודה היא בעלת צביון היסטורי
(ב) העבודה נכתבה במסגרת הלימודים לתואר הראשון או השני
(ג) העבודה קיבלה ציון 90 ומעלה

כתב העת מקבל גם עבודות תזה לשיפוט. עם זאת, מומלץ לשלוח רק עבודות שניתן לקצר משמעותית מבלי שיפגעו. עדיף מראש לשלוח רק חלק מתוך התזה, או לציין איזה חלק יכול לעמוד בפני עצמו.

עבודה העומדת בתנאים אלו תיבחן על ידי המערכת.

יש לשלוח את העבודה בדואר אלקטרוני, לכתובת hayohaya.journal@gmail.com. הפונים מתבקשים לשלוח את העבודה כקובץ טקסט (פורמט DOC, DOCX, RTF). לא יתקבלו עבודות בפורמט PDF.

כתב העת מתפרסם בעברית ולכן מקבל בעיקר עבודות בעברית. במקרים חריגים תשקל עבודה שנכתבה באנגלית אם כותב המאמר יהיה נכון לתרגם אותן לאחר שתתקבל. כך או כך, אין לכלול טקסט בשפות שאינן עברית או אנגלית ללא תרגום.

כל עבודה הנשלחת למערכת ועומדת בתנאים המוקדמים נבדקת על ידי חברי המערכת ונשפטת לפי קריטריונים של רמה אקדמית, מקוריות, ועניין ונגישות לחובב ההיסטוריה הממוצע.

בשלב הראשון כל עבודה נקראת על ידי שני חברי מערכת ונידונה בפגישת מערכת. עבודות שקיבלו את אישור המערכת נשלחות לקורא חיצוני - מרצה המומחה לתחום בו עוסקת העבודה. הקורא החיצוני ממליץ האם לפרסם את העבודה כמאמר בהסתמך על קריטריונים כגון ההקפדה על הדיוק בעובדות ובמונחים, ההתייחסות למחקר עדכני, והרלוונטיות והמקוריות של העבודה.

אפשר לומר ש'היֹה היָה' הוא גם בית מלאכה קטן המעבד עבודות למאמרים. עבודה שנכתבה במקורה כמטלה בקורס אוניברסיטאי ופונה אל מרצה הבקיא בנושא המדובר בה איננה דומה כלל ועיקר לתוצר הסופי של התהליך, מאמר בכתב עת. הדרישות והנחות היסוד שלהם שונות ולפיכך תהליך העיבוד כרוך בעבודה רבה.

עבודה שהתקבלה בסינון הראשוני נכנסת לשלב העריכה. בשלב זה, עובד כותב העבודה בשיתוף פעולה עם עורך מלווה ממערכת כתב העת כדי לשפר את עבודתו בהתאם לחוות הדעת של המערכת ושל הקורא החיצוני, לתקן פגמים במידת הצורך ולהתאימה לפורמט המבוקש.

לאחר כל זאת, עוברת כל עבודה עריכה בידי עורך לשוני ומתפרסמת כמאמר בכתב העת.

• כתב העת מעוניין בשילוב התחומים ומפרסם מאמרים בעלי נגיעות מגוונות בהיסטוריה. בכלל זה מדובר בענפי ידע שונים כמו היסטוריה אזורית (מזרח-תיכון, אמריקה לטינית וכד'), היסטוריה של הרעיונות, פילוסופיה של ההיסטוריה, תולדות האמנות, ארכיאולוגיה, יחסים בין-לאומיים וכן הלאה – ובלבד שהקשר לאירועים, למחשבה, למתודה או לקונטקסט ההיסטוריים איננו קלוש. למשל, לא תקבלנה עבודות העוסקות בניתוחים ספרותיים של יצירות שחוברו בעבר, הרחוק ככל שיהיה, אם הן אינן כוללות התייחסות משמעותית לתופעות היסטוריות.
• ככלל, המערכת מעדיפה עבודות בעלות אופי מחקרי. עבודות בעלות אופי סיכומי תתקבלנה רק אם הן יוצאות דופן ברמתן ואם הן עוסקות בנושא שטרם קיבל כיסוי ראוי בעברית.
• כתב העת פונה לקורא המגלה עניין בהיסטוריה. הנחת היסוד היא כי קורא זה הוא בעל ידע כללי רחב אך חסר התמחות בכל תחום שהוא, לכן לא תתקבל עבודה אשר אינה נגישוה לקהל החסר ידע מוקדם מעמיק בנושא. כתב העת מעוניין לפתוח תחומים בלתי מוכרים בפני קוראיו, ובמהלך העריכה יותאם לכך הטקסט באמצעות הבהרת מונחי יסוד, הרחבת הרקע הכללי, השמטת הערות בלתי הכרחיות וכו'.
• המערכת משקיעה זמן רב ומאמץ ניכר בתהליך הסינון ובעריכה המשותפת של המאמרים עם כותביהם. מובן מאליו שמחויבות ונכונות כנה להשקעה מקבילה מצד הכותב היא תנאי הכרחי לקבלת עבודתו.
• בכל גיליון מתפרסמים חמישה מאמרים בלבד, ומטבע הדברים רוב העבודות המוצעות למערכת אינן מתקבלות, בהן גם עבודות טובות וראויות. המערכת איננה מתחייבת לפרט את הנימוקים לדחיית העבודות.